Я начну с простого утверждения: все юристы, где бы они ни работали, должны идти в ногу с техническим прогрессом. В противном случае они рискуют остаться «за бортом» профессиональной деятельности. Старые методы работы уже «не прокатят».
Со своей колокольни я вижу, как многие маленькие юридические конторы не задумываются о том, насколько они отстают в уровне своих технических познаний. Конечно, они просто хотят работать юристами. Те, кто не смог адаптироваться к новым технологиям, продолжают работать по старинке. Некоторые юристы, даже из представителей так называемого «цифрового поколения», стоически не хотят принимать новые реалии.
Не надо их бояться. IT-гуру становиться не обязательно. Всё, что от вас требуется, – это научиться применять новые технологии. А это не так уж сложно.
Как оценить уровень вашего «технического интеллекта»?
Технический интеллект (далее – ТИ) можно оценить на двух уровнях.
1) Первый (базовый) – это оценка ваших технических знаний по сравнению с теми, которые были или могли бы быть в прошлом.
2) Второй (продвинутый) – это обладание специальными компьютерными или техническими знаниями, которые требуются юристу и которые не были востребованы еще 5-10 лет назад. Специальные познания могут зависеть от сферы вашей юридической деятельности. Однако эти познания необходимы для выполнения задач, которые вы не можете делегировать техническому или административному персоналу.
Я работал в IBM с конца 70-х до начала 90-х. С того времени методы ведения бизнеса, в том числе и в юриспруденции, существенно изменились. В 1979 году персонального компьютера, в том виде, в каком мы его сейчас знаем, не существовало.
В маленьких юридических фирмах работали на электрических пишущих машинках. Крупные фирмы и компании перешли к использованию автономных текстовых редакторов гораздо раньше. Большинство документов, включая письма, ходатайства, брифы печатались, исправлялись вручную и постоянно перепечатывались. Повсюду была бумага. Очень много бумаги и стальные картотеки, напичканные картонными папками с делами.
Хотел взять работу на дом? Будь добр приходи с сумкой на колёсиках, иначе вряд ли унесёшь десятки коробок с судебными материалами.
В суд надо было нести еще больше бумаги. Иногда не занятые в процессе адвокаты приходили в суд, чтобы помочь своему коллеге принести документы или перекладывать их во время процесса. В эту эпоху и бухгалтерия была исключительно «в руках» людей с её гроссбухами, отчетами и счетами. Бухгалтерскую работу в юридической фирме не всегда вел специальный человек, иногда это был сотрудник на полставки или секретарь, у которого это было что-то вроде дополнительной обязанности.
Внедрение в 1981 году персонального компьютера IBM, неуклонное развитие компьютерной техники и ПО явилось побудительной причиной для получения новых знаний. Появление Интернета, этой всемирной паутины, в качестве информационного пространства предопределило процесс огромных изменений.
Тем не менее, многие частнопрактикующие адвокаты и небольшие фирмы относятся к компьютерам и Интернету только как к еще одному способу быстро и эффективно выполнять бумажную работу. Эти люди, себе в ущерб, не заметили последние три десятилетия технического прогресса.
Что необходимо знать и уметь?
Итак, какие технологии необходимо внедрить в практику юристов в 2017 году?
13 технических инструментов, которые позволят укротить технический прогресс в угоду прибыли фирмы.
1. Электронная почта
Некоторые ученые мужи уверяют, что эра электронной почты закончилась, на смену ей пришли более быстрые способы обмена сообщениями (мессенджеры). Мессенджеры чрезвычайно эффективны для обмена сообщениями внутри фирмы. Но пока нет ничего лучше электронной почты, которая совмещает текстовые сообщения с передачей различных типов файлов — фотографий, PDF и т.д.
Электронная почта может вполне вытеснить обычные виды передачи корреспонденции: почту и экспресс-доставку. Тем не менее, многие небольшие фирмы не признают электронную почту, им требуется официальное письмо или предварительный телефонный звонок.
Я – активный пользователь электронной почты на смартфоне и планшете: в офисе, дома, на прогулке и в зале суда. Для меня это лучший способ для общения.
Мой совет: убедитесь, что клиенты получат от вас письмо в течение рабочего дня. А еще не забудьте ознакомиться с этикетом при работе с электронной почтой.
2. Мессенджеры или чаты
Не стоит смешивать общение с внешним миром с помощью электронной почты и общение с коллегами. Для общения с сотрудниками имеет смысл использовать мессенджеры. Такой способ общения особенно хорош, если они работают дома, или у вашей фирмы несколько филиалов. Даже если вы находитесь в одном месте с коллегами, общение с помощью сообщений или чата сэкономит время. Чаты повышают эффективность общения, если вам необходимо обменяться информацией с несколькими людьми, а также экономят время, которое вы бы потратили на проведение «ужасно долгих и скучных» собраний.
3. Сайты
Я часто просматриваю «шаблонные» сайты частных адвокатов или небольших юрфирм, созданные фрилансерами, маленькими веб-студиями, и даже большими компаниями, которые мы знаем и любим. Ваш сайт должен отражать ваше мироощущение, философию вашей компании. Ознакомьтесь с современными веб-сайтами и популярными платформами, если хотите озадачиться разработкой сайта самостоятельно.
И еще, убедитесь, что ваш сайт корректно отображается на мобильных устройствах.
4. Облачные технологии и архивирование файлов
Частнопрактикующие адвокаты и небольшие фирмы должны использовать облачные технологии. Это может быть система менеджмента компании или хранилище файлов, например, Dropbox (dropbox.com).
Все документы вашей компании должны быть отсканированы либо другим способом переведены в PDF- файлы. В обозримом будущем документы в PDF станут отраслевым стандартом.
В моей фирме нет бумажного архива и мы не ходим в суд с тележками. Если вы мне позвоните и вам понадобится документ месячной давности, я не буду звать секретаря, у нас и должности такой нет. Просто назовите мне номер документа, и я его найду.
5. Софт для управления предприятием
За последние полтора десятилетия были достигнуты огромные успехи в управлении небольшой фирмой. IT-компании предлагают большой выбор вариантов облачного хранения документов, альтернативных покупке серверов. Можете рассмотреть следующие варианты: PracticePanther (practicepanther.com), CosmoLex (cosmolex.com), Clio (clio.com) и другие программы. Возможно, вам понравятся сочетания коробочных продуктов, таких как Outlook (outlook.live.com), Office 365 (office.com), WordPerfect Office (wordperfect.com), QuickBooks (quickbooks.intuit.com), Wunderlist (wunderlist.com), FileCenter (lucion.com), Minute7 (minute7.com) и других.
6. «Совместное рабочее пространство» / портал для клиентов
Большинство облачных систем хранения данных и систем управления позволяют создавать безопасное удалённое «совместное рабочее пространство» для клиентов и адвокатов.
Вам больше не придётся пересылать файлы «туда-сюда». Вы также можете решить потенциальную проблему «управления версиями». Можно выложить полную версию файла для клиента или только часть – в зависимости от конкретных обстоятельств.
Всё это позволит вам не беспокоиться о размерах файла (а электронная почта имеет ограничения). А еще вы сэкономите массу времени.
7. Софт для резервирования
Независимо от того, какое ПО вы используете, необходимо делать резервные копии всех данных. Я использую CrashPlan (crashplan.com), но есть много других отличных вариантов, таких как Carbonite (carbonite.com) или Mozy (mozy.com). Помните: есть только два типа жестких дисков: те, которые сломались, и те, которые сломаются.
8. IP-телефония
Я использую облачную VoIP-систему (Voice over Internet Protocol) с компонентом Hosted PBX, которая позволяет свободно общаться. Вы можете обслуживаться в «телефонной компании» и все равно купить свое собственное VoIP-оборудование, но не обязаны.
Если меня нет в офисе, звонки перенаправляются на мой сотовый телефон. Если я недоступен, то голосовая почта отправляется мне по электронной почте. Мой автоответчик работает быстро. Ваша телефонная система должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить максимальный доступ к вам, а не отключать тех, кто вам звонит.
9. Гаджеты для мобильности
Я знаю адвоката, которая не понимает, как использовать ее давно устаревший телефон BlackBerry. По электронной почте она может общаться только с помощью компьютера в офисе. Уверен, вы, как и я, не хотите «принадлежать» клиентам или коллегам круглосуточно семь дней в неделю.
При этом вы должны общаться со своими клиентами и другими адвокатами за пределами офиса в течение рабочего дня. Вы ведь не хотите поселиться в своём офисе!
Вашу мобильность сегодня обеспечивают верные помощники: смартфоны, планшеты и ноутбуки.
10. Софт для поиска по базе документов
Все юристы, даже те, которые не занимаются судебными процессами, должны иметь доступ к системам электронного поиска. Вы можете не использовать Westlaw (westlaw.com) или Lexis (lexis.com). Есть и менее дорогостоящие платформы, такие как Fastcase (fastcase.com), доступ к которым можно получить при вступлении в ассоциацию вашего штата.
Вам нужен доступ, по крайней мере, к одной электронной поисковой платформе, чтобы делать свою работу качественно и в срок.
11. Электронные системы подачи документов в суд
Эту обязанность вы не можете делегировать своим помощникам или сотрудникам. Если вы работаете на федеральном уровне или занимаетесь банкротствами, то вы используете системы Case Management / Electronic Case Files (CM / ECF).
Системы электронного судопроизводства отличаются в различных штатах. В моем штате Нью-Джерси эта система внедряется медленно, и работа еще не завершена. Но даже если вы не планируете заниматься заполнением электронных форм, вам необходимо знать эту систему. В конце концов, это входит в обязанности адвоката.
12. Соцсети
Я не думаю, что использование соцсетей так уж необходимо адвокату или юристу. Некоторые эксперты утверждают, что это важно и актуально. Тем не менее, необходимо иметь представление о том, что такое Facebook (facebook.com) и LinkedIn (linkedin.com).
13. Специализированные юридические сайты и рейтинги
Управление профилем и размещение комментариев на Avvo (avvo.com), Google Business (google.com/business), LawyerRatingz.com, Martindale (martindale.com), Lawyers.com или FindLaw (findlaw.com) может быть и не лучший способ провести свободное время. Однако важно иметь представление о своей репутации в интернете. Реагируйте на комментарии, если необходимо, регулярно следите за своими бесплатными профилями на Lawyers.com, Avvo, или FindLaw. Если необходимо, создайте платный аккаунт на одном из этих сайтов. Отсутствие вашей активности в интернете не гарантирует счастья.
Завершим список из 13 пунктов вопросом: нужны ли специальные технические навыки. Некоторые сферы юриспруденции, например, сложные гражданские споры или банкротство, требуют определенных технических умений. В сложных судебных процессах вам понадобится умение работать в поисковых системах, приложениях, знать производителей ПО, разбираться в компьютерной криминалистике и т.д. Для участия в процессах о банкротстве необходимо уметь разбираться в специальном ПО для банкротства, включая новейшие системы управления банкротством на основе облачных технологий, такие как как NextChapter (nextchapterbk.com).
Как использовать ваш ТИ?
Благодаря хорошо реализованным техническим решениям для небольших компаний, например, моей, можно чутко реагировать на свои нужды и потребности клиентов. Мне не нужно с 9 до 5 сидеть в офисе за своим столом, заваленном стопками бумаг в ожидании почтового курьера или звонка по антикварному телефону.
Не надо ограничивать себя во времени и пространстве.Многие из технологий, описанных выше, являются облачно-ориентированными. И в них есть недостатки, к примеру, в работе могут происходить перебои. Однако преимущества тоже есть. Например, низкая стоимость.
Для того, чтобы открыть юрфирму 10 лет назад, вам надо было купить телефоны, факсы, серверы, принтеры и сканеры и другое дорогостоящее оборудование. Сейчас вместо этого необходимы смартфоны, ноутбуки и планшеты, а также принтеры и сканнеры.
Будут ли технологии, которые используют юридические фирмы, например, на сайте https://piterlaw.ru/, развиваться в будущем так же быстро как сейчас? И да и нет. Некоторые технологии, которые используют в работе юристы (планшеты, ноутбуки и т.д.) уже вполне развились, другие – в начале своего пути. В следующие 10 лет мы будем использовать технологии, о которых еще никто не задумывался.
Подведём итог
Суть технологий, описанных выше, иногда трудно понять. Однако вы уже знаете больше, чем вам кажется. Начните читать статьи или блоги, посвященные различным технологическим решениям для юристов, следите за новинками в этой сфере, или даже наймите консультанта, который поможет вам внедрить какие-либо технические решения для работы вашей компании. Экономическое давление на небольшие юрфирмы не уменьшается. А это значит, что, увеличивая свой ТИ вы сделаете свой бизнес более успешным, а себя – счастливым и богатым.
